Preguntas Más Frecuentes

INTRODUCCIÓN

El Concejo Municipal de la ciudad de Charlotte y la Junta de Comisionados del condado de Mecklenburg aprobó el uso de Fondos de Ayuda por el Coronavirus (Coronavirus Relief Funding, CRF) federales, adjudicados en virtud de la Ley CARES, para apoyar a organizaciones locales sin fines de lucro dedicadas al arte, la ciencia y la historia, así como a artistas y creativos individuales, que hayan atravesado dificultades económicas como resultado de la crisis provocada por la pandemia de coronavirus (COVID-19).

El Consejo de Artes y Ciencia, en colaboración con Charlotte Is Creative y Hue House, y por medio del Fondo para las Artes, la Cultura y la Creatividad, se encargará de las asignaciones a organizaciones sin fines de lucro cuyos presupuestos operativos anuales sean de menos de $1MM y a los artistas y creativos individuales. Este fondo ofrece reembolsos para gastos elegibles a organizaciones sin fines de lucro dedicadas a las artes, la ciencia y la historia, y a creativos individuales, que contribuyan a la economía creativa de Charlotte-Mecklenburg.

La Ley CARES y las pautas subsiguientes emitidas por el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos especifican el tipo de gastos y de programas que pueden financiarse con fondos de la Ley CARES. El uso de fondos de la Ley CARES se limita a gastos que cumplan todos los requisitos siguientes:

  • Deben ser gastos necesarios en los que se haya incurrido como consecuencia de la emergencia de salud pública provocada por la COVID-19.

  • No deben haberse previsto en el presupuesto correspondiente al ejercicio 2020 y deben haber tenido lugar después del 1 de marzo de 2020.

  • Pueden emplearse antes del 30 de diciembre de 2020.

  • No se deben haber reembolsado a través de una fuente de financiación anterior prevista por la Ley CARES.**

** Se recuerda a los solicitantes que todas las pérdidas documentadas y los informes de gastos deben ser únicos (es decir, no deben haber recibido reembolsos previos por las mismas pérdidas y gastos). El solicitante será responsable de garantizar que no exista duplicación alguna de los fondos otorgados en virtud de la Ley CARES, ya sea que la financiación se haya obtenido a través del programa de Acceso al Capital de la ciudad de Charlotte, el PPP o el préstamo EIDL; o a través de cualquier otro recurso de asistencia sostenido por fondos federales asignados por la Ley CARES (por ejemplo, la Compensación de Emergencia de Desempleo por Pandemia o PEUC). Además, los solicitantes no podrán duplicar pérdidas ni gastos que se hayan financiado con otras iniciativas no gubernamentales de ayuda relacionadas con la COVID (por ejemplo, el Fondo de Respuesta de COVID-19, el Fondo de Ayuda de COVID-19 de la Charlotte Music Community, el Fondo de Resiliencia para Creativos de Mecklenburg, etc.).

ELEGIBILIDAD

Todos los solicitantes deben residir (personas) o tener sede (organizaciones) dentro del condado de Mecklenburg. Si tiene dudas sobre si su domicilio se encuentra dentro de los límites del condado, puede indicar su domicilio principal de operaciones (si se presenta como organización sin fines de lucro) o su domicilio personal (si se presenta como artista/creativo) en el enlace que aparece a continuación. Si NO aparece un NÚMERO DE DISTRITO al indicar el domicilio, esto significa que usted NO se encuentra dentro del condado de Mecklenburg y que, por lo tanto, no reúne los requisitos para solicitar estos fondos. VERIFIQUE SU DOMICILIO: http://apps.meckboe.org/addressSearch_New.aspx.

Para organizaciones:

  1. ¿Quién puede solicitar la subvención?

    • Podrán solicitar la subvención aquellas organizaciones sin fines de lucro que tengan sede en el condado de Mecklenburg, siempre que sus presupuestos operativos anuales sean de menos de $1MM y que su misión principal se relacione con programas educativos o de preservación de las artes, la ciencia y la historia o el patrimonio. A las organizaciones se les debe haber declarado la condición 501(c)3 antes del 1 de marzo de 2019 y deben ser las principales presentadoras o productoras de programas que estén abiertos al público en el condado de Mecklenburg. Los patrocinios fiscales y las organizaciones exclusivas para sus miembros no son elegibles.

  2. Nuestra organización ya ha recibido fondos de asistencia conforme a la Ley CARES de otras fuentes; ¿de todas formas podemos presentar una solicitud?

    • Si usted recibe fondos de otra subvención con fondos federales, esto no es impedimento para que pueda presentarse, pero no podrá declarar gastos que ya se hayan cubierto con otra subvención o iniciativa de ayuda relacionada con la COVID con fondos federales (por ejemplo, el Fondo de Ayuda de COVID-19).

Para personas:

  1. ¿Quién puede solicitar la subvención?

    • Podrán solicitar la subvención aquellos creativos del condado de Mecklenburg que hayan vivido en dicho condado desde antes del 1 de marzo de 2020; que generen una parte sustancial de sus ingresos a partir de una actividad creativa independiente; y que hayan atravesado dificultades económicas demostrables debido a la crisis provocada por el coronavirus (COVID-19). Los creativos deberán presentarse como individuos residentes en el condado de Mecklenburg, y no como LLC ni otro tipo de organización, salvo como empresa unipersonal. Los postulantes deben tener 18 años como mínimo.

    • Para los fines de este programa, las actividades creativas se definen como formas artísticas visuales, manuales, escénicas, literarias, cinematográficas, multimediales, tradicionales o interdisciplinarias. Nuestra comunidad creativa está conformada por todo tipo de colaboradores: tramoyistas, dueños de galerías, ingenieros de audio, diseñadores gráficos, docentes de arte, compositores, presentadores, escritores, creadores, fotógrafos, camarógrafos, etc. Como los fondos son limitados y se anticipa una gran demanda, no consideraremos las solicitudes de aquellos trabajadores independientes que se desempeñen en artes culinarias, medicina alternativa, planificación de eventos, ejercicio o bienestar ni cosmetología, a menos que su trabajo se relacione directamente con el apoyo a la comunidad artística y cultural de Charlotte-Mecklenburg.

  2. Soy artista independiente y he constituido una empresa no unipersonal. ¿Reúno los requisitos?

  3. Soy artista independiente y trabajo con un nombre comercial. ¿Puedo presentar la solicitud?

    • Sí, si se trata de una empresa unipersonal que figura en su declaración de impuestos individual, puede presentar la solicitud.

  4. Ya he recibido fondos de asistencia conforme a la Ley CARES de otras fuentes; ¿de todas formas puedo presentar una solicitud?

Si usted recibe fondos de otra subvención con fondos federales, esto no es impedimento para que pueda presentarse, pero no podrá declarar gastos que ya se hayan cubierto con otra subvención o iniciativa de ayuda relacionada con la COVID con fondos federales (por ejemplo, Music Everywhere o el Fondo de Resiliencia para Creativos de Mecklenburg).

GENERAL

¿Todos los solicitantes recibirán una subvención?
Ni o, prevemos que la demanda superará los fondos disponibles. Se otorgarán subvenciones a aquellos solicitantes que cumplan los requisitos hasta que los fondos se hayan distribuido por completo.

Si reciben mi solicitud el primer día o al comienzo del período de presentación de solicitudes, ¿me aseguran que me otorgarán una subvención?
No podemos predecir cuántas solicitudes recibiremos cuando se lance el programa, de modo que no podemos asegurar que se le asigne una subvención. Todas las solicitudes que se reciban antes del vencimiento del plazo se analizarán en igualdad de condiciones.

¿De dónde provienen los fondos para este programa?
El programa de subvenciones fue creado con fondos federales y asignado a la ciudad de Charlotte y al condado de Mecklenburg por la Ley CARES, sancionada por el Congreso en marzo de 2020.

¿Cuál será el monto de las subvenciones?
La asignación de subvenciones dependerá de los fondos disponibles, la cantidad total de solicitantes, la exhaustividad de las solicitudes, las respuestas por desarrollar y la elegibilidad de los gastos, según lo establecido por el Fondo de Ayuda creado por la Ley CARES. No se exige la realización de aportes equivalentes.

Los montos de las subvenciones para organizaciones sin fines de lucro serán de entre $5,000 y $25,000.

Los montos de las subvenciones para personas serán de entre $2,500 y $7,500.

¿La solicitud estará disponible en varios idiomas?
Sí, la solicitud se encontrará disponible en inglés y en español. Es posible que pueda acceder a intérpretes de otros idiomas. Póngase en contacto con CARES@artsandscience.org para solicitar asistencia.

¿Debo devolver los fondos que se me otorguen?
No, se otorgarán subvenciones, no préstamos. Esto quiere decir que no se exigirá su reembolso.

¿La subvención está sujeta a gravamen?
Sí, las subvenciones del Fondo constituyen ingresos sujetos a gravamen en el caso de los individuos. En enero, todos los beneficiarios de las subvenciones recibirán un 1099 de ASC para sus registros impositivos.

¿Los fondos están restringidos a usos específicos?
Las subvenciones pueden usarse para reembolsar costos de interrupción en las actividades que se deban a la COVID-19. A continuación, se presentan algunos ejemplos de gastos elegibles:

  • Remuneraciones de empleados (incluye salarios y beneficios).

  • Costos o arrendamiento de equipos operativos.

  • Existencias y compras.

  • Pagos de hipotecas o arrendamientos.

  • Equipos de protección personal o mejoras en las instalaciones, como paneles de metacrilato, que mejoren las condiciones sanitarias de la organización.

  • Equipos e insumos para desinfectar y realizar limpiezas profundas.

  • Costo de equipos o tecnología adquiridos para tomar medidas de seguridad en relación con la COVID-19 o para adaptarse a la programación en línea.

  • Pérdidas en las que hayan incurrido por la cancelación de programas, presentaciones o contratos artísticos y culturales, como consecuencia de las restricciones obligatorias impuestas por los gobiernos de los estados o los condados debido al coronavirus (solo para personas).

¿Tendré que documentar cómo se utilizaron los fondos?
Sí, se le exigirá que presente una planilla donde describa y documente los gastos elegibles, según lo dispuesto en las pautas de la Ley CARES. Además, a todos los beneficiarios se les pedirá que respondan una encuesta de seguimiento para documentar cómo se utilizaron los fondos. La encuesta se enviará en enero.

¿Puedo presentar una solicitud como persona creativa y en nombre de una organización sin fines de lucro?
Si usted ejerce una actividad creativa independiente y también trabaja para una organización sin fines de lucro elegible, podrá presentar una solicitud en nombre propio y también otra en nombre de la organización. Los gastos documentados en cada solicitud deben reflejar pérdidas distintas. No podrá recibir fondos dos veces por el mismo gasto.

PROCESO DE SOLICITUD 

¿Cuándo se abrirá el período de presentación de solicitudes?
La solicitud se abrirá al mediodía 2 de noviembre.

¿Cuándo vence el plazo para presentar la solicitud?
Todas las solicitudes completas deben presentarse antes de las 5:00 p. m. el martes 10 de noviembre.

¿Qué debo hacer para presentar la solicitud?

El enlace a la solicitud en línea para el Fondo de las Artes, la Cultura y la Creatividad estará disponible en www.investincreatives.com y permanecerá abierto durante una semana aproximadamente. Se requerirán los siguientes datos y materiales.

¿Qué información debo incluir?

Para organizaciones:

  • Datos de contacto básicos.

  • Misión de la organización.

  • Sitio web de la organización.

  • Carta de determinación del número de identificación fiscal o la exención 501(c)3.

  • W9 completo con verificación del domicilio real en el condado de Mecklenburg.

  • Distrito del Concejo Municipal y Distrito de la Junta de Comisionados del Condado.

  • Declaración de impuestos IRS 990 más reciente.

  • Presupuesto aprobado por el órgano de administración para el ejercicio 2020 (o el ejercicio terminado más reciente), montos realizados del presupuesto para el ejercicio 2020 (o el ejercicio terminado más reciente) y presupuesto aprobado por el órgano de administración para el ejercicio 2021 (o el ejercicio actual).

  • Descripción del impacto: describa y cuantifique brevemente qué dificultades económicas ha atravesado su organización entre el 1 de marzo y el 30 de octubre de 2020 debido a la crisis provocada por la pandemia de coronavirus (COVID-19). El impacto puede incluir pérdida de ingresos; pérdidas sufridas debido a la cancelación de programas artísticos y culturales; gastos imprevistos relacionados con el cumplimiento de restricciones gubernamentales o modificaciones en sus programas; continuación de las obligaciones de pago, como salarios, hipotecas, arrendamientos y servicios (excepto pagos de facturas de Charlotte Water); y otros costos por interrupción de las actividades. Todas las dificultades deben vincularse con motivos relacionados con la pandemia (es decir, restricciones obligatorias dispuestas por los gobiernos de los estados o condados, cancelaciones, cierres, etc.).

  • Planilla de documentación de gastos y documentos de respaldo, donde deberá documentar los gastos elegibles relacionados con la interrupción de las actividades causada por la COVID, por un valor que, como mínimo, sea equivalente al monto de la subvención otorgada.

    • Todos los solicitantes deben completar y cargar la Planilla de documentación de gastos (compatible con Excel o Google Sheets).

  • Si ha recibido asistencia adicional de fuentes federales en virtud de la Ley CARES (PPP, EIDL, Programa de Acceso al Capital de la ciudad de Charlotte, Seguro de Desempleo por Pandemia) u otros fondos de asistencia relacionados con la COVID.

¿Qué documentos pueden presentar las organizaciones como respaldo de sus gastos elegibles?
Al preparar su solicitud de gastos elegibles, algunos ejemplos de gastos en los que haya incurrido entre el 1 de marzo y el 30 de octubre de 2020 que puede reclamar son los siguientes:

  • Salarios y beneficios pagados (incluidos los de contratistas).

  • Gastos operativos continuos, como arrendamiento, servicios no públicos o seguros.

  • Gastos mensuales sostenidos, como pagos de un préstamo.

  • Costos asociados con la cancelación de programas, como pagos contractuales a locales, proveedores, etc.

  • Costos de traslado de programas y servicios a la modalidad virtual.

  • Costos de mitigación del contagio por COVID-19, como limpieza, equipos de protección personal, barreras físicas, etc.

    • Los documentos de respaldo pueden ser los siguientes:

      • Copias de recibos

      • Facturas, contratos o recibos pagados

      • Registros de nómina salarial

      • Otros comprobantes de gastos PAGADOS

 Para personas:

  • Datos de contacto básicos.

  • Descripción de su actividad creativa o su área de trabajo artístico.

  • Currículum o enlace a un sitio web o perfil de redes sociales.

  • Número de identificación fiscal

  • W9 completo con verificación del domicilio real en el condado de Mecklenburg.

  • Distrito del Concejo Municipal y Distrito de la Junta de Comisionados del Condado.

  • Descripción del impacto: describa y cuantifique brevemente qué dificultades económicas ha atravesado entre el 1 de marzo y el 30 de octubre de 2020 debido a la crisis provocada por la pandemia de coronavirus (COVID-19). El impacto puede incluir pérdida de ingresos relacionados con su actividad artística; pérdidas sufridas debido a la cancelación de programas, presentaciones o contratos artísticos y culturales; gastos imprevistos relacionados con el cumplimiento de restricciones gubernamentales o modificaciones en sus programas; continuación de las obligaciones de pago, como salarios, hipotecas, arrendamientos y servicios (excepto pagos de facturas de Charlotte Water); y otros costos por interrupción de las actividades. Todas las dificultades deben vincularse con motivos relacionados con la pandemia (es decir, restricciones obligatorias dispuestas por los gobiernos de los estados o condados, cancelaciones, cierres, etc.).

  • Planilla de documentación de gastos y documentos de respaldo, donde deberá documentar los gastos elegibles relacionados con la interrupción de las actividades causada por la COVID, por un valor que, como mínimo, sea equivalente al monto de la subvención otorgada.

    • Todos los solicitantes deben completar y cargar la Planilla de documentación de gastos (compatible con Excel o Google Sheets).

  • Si ha recibido asistencia adicional de fuentes federales en virtud de la Ley CARES (PPP, EIDL, Programa de Acceso al Capital de la ciudad de Charlotte, Seguro de Desempleo por Pandemia) u otros fondos de asistencia relacionados con la COVID.

¿Qué documentos pueden presentar las personas como respaldo de sus gastos elegibles?
Trabajos o presentaciones perdidos: si tenía garantizada una presentación o un trabajo por contrato entre el 1 de marzo y el 30 de octubre de 2020, podrá solicitar el reembolso de dicho trabajo o presentación SIEMPRE QUE presente lo siguiente:

Documentación donde se detalle la hora, la fecha y el precio del trabajo o presentación programada Y un aviso oficial de cancelación de dicho trabajo o presentación.

  • Algunos documentos de respaldo pueden ser los siguientes:

    • Contrato original donde se detalle lo acordado.

    • Correos electrónicos, mensajes de texto y/o cartas donde se informe de la cancelación del evento o la actividad artística.

    • Volantes del evento cancelado o de la edición del año anterior del evento que se canceló este año.

    • Periódicos u otro tipo de publicidades que demuestren que la actividad artística o el evento estaban programados y que luego se cancelaron.

Gastos operativos o comerciales: si usted interrumpió sus actividades comerciales habituales, podrá reclamar gastos generales, entre ellos, arrendamiento y servicios (excepto Charlotte Water) de oficinas, estudios o vivienda que haya PAGADO entre el 1 de marzo y el 30 de octubre, que NO SE HAYAN CUBIERTO con el SEGURO DE DESEMPLEO POR PANDEMIA (PUI) ni con otra fuente de financiación de la Ley CARES. También puede incluir gastos imprevistos relacionados con el cumplimiento de restricciones gubernamentales o modificaciones en su actividad creativa.

  • Algunos documentos de respaldo pueden ser los siguientes:

    • Recibos o facturas pagadas, cheques o recibos cancelados.

    • Comprobantes de pago de hipotecas o arrendamientos.

¿Qué información es necesaria en el formulario W-9 del IRS?
Consulte el enlace al ejemplo de W-9, donde se han resaltado los datos fundamentales. Asegúrese de que los siguientes datos sean precisos:

Para organizaciones:

  • Casilla 1: Indique el nombre de la organización como aparece en 990.

  • Casilla 2: Indique el nombre comercial (de corresponder).

  • Casilla 3: Seleccione C Corporation (Corporación C).

  • Casilla 5: Indique su domicilio postal real.

  • Casilla 6: Indique la ciudad, el estado y el código postal.

  • Parte I: Indique el número de EIN de su organización.

  • Parte II: La persona autorizada debe firmar el formulario y colocar la fecha. Para ello, puede usar una herramienta de firma electrónica, como Adobe, o bien imprimir, firmar, escanear y cargar el formulario.

Para personas:

  • Casilla 1: Indique su nombre legal completo.

  • Casilla 2: No completar.

  • Casilla 3: Seleccione Individual (Persona).

  • Casilla 5: Indique su domicilio postal real.

  • Casilla 6: Indique la ciudad, el estado y el código postal.

  • Parte 1: Indique su número de seguro social.

  • Parte 2: Firme el formulario y coloque la fecha. Para ello, puede usar una herramienta de firma electrónica, como Adobe, o bien imprimir, firmar, escanear y cargar el formulario.

Puede obtener más información sobre cómo completar este formulario en el sitio web del IRS y ver un video instructivo aquí.

¿Cómo cargo la documentación necesaria?
La solicitud admite un total de 25 megabytes de datos. Le recomendamos que guarde todos los documentos que esté preparando en una sola carpeta, donde pueda controlar el tamaño total de los archivos. Si va a escanear documentos, es posible que deba ajustar la resolución de su escáner para controlar el tamaño de los archivos. Haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione “propiedades” para consultar el tamaño del archivo.

La solicitud permite que cada solicitante cargue cinco archivos que documenten gastos elegibles. De ser posible, le recomendamos que condense toda la documentación en un solo archivo en PDF (o varios archivos de este tipo).

¿Puedo llamar para consultar si se me ha otorgado una subvención o conocer el estado de mi solicitud?
No, no habrá método alguno para que consulte el estado de su solicitud.

¿Resulta útil que presente más documentos que los exigidos?
No, solo cargue los documentos exigidos.

¿Me confirmarán que han aceptado mi solicitud?
Sí, recibirá un correo electrónico de confirmación una vez que haya enviado su solicitud satisfactoriamente. Nota: Habrá recibido un correo electrónico al crear su cuenta, pero ese correo NO confirma el envío de la solicitud. Una vez que todas las secciones estén completas al 100 % y haga clic en Enviar, recibirá otro correo electrónico donde conste que se ha enviado su solicitud.

También puede consultar su estado entrando en su cuenta. En “My Applications” (Mis solicitudes), el estado debe ser “Submitted” (Enviado). Si el estado es “Pending Submission” (Envío pendiente), quiere decir que aún NO ha enviado su solicitud.

¿Cómo se analizarán las solicitudes?

  1. Los encargados de verificar que las solicitudes de subvención estén completas y sean elegibles serán representantes de ASC, Charlotte Is Creative y Hue House (el Equipo de Revisión).

  2. Luego, un Panel de Revisión de la Comunidad revisará las solicitudes completas y elegibles, y les asignará una puntuación. NOTA: El Panel analizará datos básicos de los solicitantes, su misión o actividad creativa, y la descripción del impacto. El Panel no revisará documentación sobre pérdidas y gastos ni otra información financiera sensible.

  3. Con base en las puntuaciones preliminares que determine el Panel y en los fondos disponibles, el Equipo de Revisión recomendará a los beneficiarios y los montos de la subvención.

  4. El Panel se reunirá para decidir las asignaciones definitivas, y velará por una distribución equitativa de los fondos en todos los segmentos y grupos demográficos de nuestra población.

  5. Las subvenciones se asignarán mediante un contrato celebrado entre el solicitante y ASC.

CRITERIOS DE REVISIÓN: Los criterios se dividen en dos categorías: descripción del impacto y elegibilidad. Estos elementos pueden encontrarse en cualquier parte de la solicitud o de los materiales de respaldo asociados. Los criterios tienen un valor máximo de 50 puntos.

  • Descripción del impacto (40 puntos)

    • Las pérdidas o los gastos previstos debido a la COVID-19 están claros y se han demostrado.

    • Los fondos otorgados en virtud de la Ley CARES le brindarán asistencia al solicitante.

    • La misión de la organización o la actividad artística de la persona contribuyen a la economía creativa de Charlotte-Mecklenburg.

  • Elegibilidad (10 puntos)

    • Se ha presentado la documentación y esta respalda los gastos y las pérdidas elegibles.

    • La solicitud respeta las pautas y las instrucciones indicadas.

¿Cuándo sabré si me han otorgado una subvención?
Si le han otorgado una subvención, recibirá una notificación por correo electrónico. Las notificaciones se enviarán hasta el 4 de diciembre.

¿Se me notificará si NO me han otorgado una subvención?
Si usted NO recibió una subvención, recibirá un correo electrónico de notificación una vez concluidos todos los segmentos del programa de subvenciones.

¿Cómo y cuándo recibiré los fondos?
ASC prevé notificar a todos los beneficiarios antes del 4 de diciembre. ASC distribuirá contratos y formularios de transferencia electrónica de fondos a todos los beneficiarios. Ambos documentos deben ser firmados y devueltos al personal para que se procesen los pagos. Los pagos se procesarán por depósito directo antes del 30 de diciembre de 2020.

¿Qué sucede si mi información está incompleta o no es precisa?
Revise toda la información antes de presentarla. Las solicitudes incompletas o que tengan datos incompletos (por ejemplo, EIN o número de seguro social incorrectos) serán rechazadas.

El inglés no es mi idioma principal. ¿Pueden asistirme?
Las solicitudes se encontrarán disponibles en línea en inglés y en español. Para solicitar asistencia en otros idiomas, envíe un correo electrónico a CARES@artsandscience.org para que un miembro del equipo se comunique con usted directamente.

¿Podré solicitar asistencia si tengo preguntas a la hora de completar mi solicitud?
Organizaremos una sesión informativa virtual (y grabada) tanto para organizaciones como para personas cuando se abra la solicitud. Además, habrá un “horario de oficina” virtual durante la semana que esté abierta la solicitud.

Para obtener más información sobre los fondos de la Ley CARES, visite el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos:

https://home.treasury.gov/system/files/136/Coronavirus-Relief-Fund-Frequently-Asked-Questions.pdf

https://home.treasury.gov/system/files/136/IG-Coronavirus-Relief-Fund-Recipient-Reporting-Record-Keeping-Requirements.pdf 

https://home.treasury.gov/policy-issues/cares/state-and-local-governments